ADMINISTRATION / SECRÉTARIAT / COMMUNICATION

  • Organiser les réunions du CA comprenant, entre autres, la préparation de l'ordre du jour et de la documentation. L'exécution des décisions prises par le conseil. Bien que normalement le nombre de réunions du CA ne dépasse pas douze (12) par année, Condovision est prête à accommoder des réunions extraordinaires si le conseil d'administration le juge nécessaire.
  • Préparer et rédiger le procès-verbal des réunions du conseil d'administration et assurer la conservation et la classification.
  • Organiser les assemblées générales des copropriétaires, produire la documentation nécessaire requise par les administrateurs et par le Code Civil du Québec et rédiger le procès-verbal ; voir à l'exécution des décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires. Préparer et convoquer une assemblée spéciale, si besoin.
  • Présenter un rapport de gestion chaque fois que le conseil l'exige.
  • Assurer le service de correspondance et d'appels téléphoniques et un service de secrétariat aux administrateurs et aux copropriétaires. Fournir un service d'urgence 24 heures par jour, 7 jours par semaine pendant toute l'année.
  • Assurer la gestion, la conservation, la mise à jour des registres, des archives et des plans de l'immeuble.
  • Tenir à jour un registre des parties privatives comprenant les noms, les adresses, les numéros de téléphone de chaque copropriétaire, le numéro et le nom de la personne avec laquelle il faut communiquer en cas d'urgence, le numéro de stationnement, le numéro d'espace de rangement, etc.
  • Tenir à jour un registre des espaces privatifs offerts en location par les copropriétaires ainsi qu'un registre de location des espaces communs.
  • Tenir une liste avec chaque partie privative indiquant le montant afférent aux dépenses communes, le montant afférent aux dépenses liées aux parties communes à usage restreint, le montant afférent au fond de prévoyance, le montant afférent au fond de réserve (si prévu dans le budget).
  • Gérer les contrats d'assurance et de prestation de services, ainsi que des fournisseurs et du personnel d'entretien (révisions annuelles, négociations, évaluations périodiques). En ce qui concerne le choix de l'assureur de l'immeuble, Condovision a une politique de sélection basée sur l'analyse approfondie de différentes soumissions présentées au CA par les courtiers d'assurances. En cas de sinistre, maintenir un contact permanent avec l'assureur jusqu'à la résolution du dossier.
  • Préparer et afficher les avis bilingues aux copropriétaires pour les différentes activités.
  • Assurer une communication efficace avec les administrateurs, les résidents et le personnel.
  • Maintenir à jour l'inscription du syndicat auprès des institutions du gouvernement.
  • Assister et conseiller le CA dans ses démarches visant la modification de la déclaration de copropriété.
  • Référer le CA, au besoin et de façon appropriée, à des conseillers spécialisés dans le domaine légal. Lorsque requis et en conformité avec les directives des administrateurs, retenir les services nécessaires. La préparation des dossiers, la communication et le suivi seront également assurés.

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